Vor einiger Zeit begleitete ich ein Unternehmen, das nach einer internen Umstrukturierung vor einer ungeplanten Herausforderung stand:
Die Kommunikation hatte zuvor gut funktioniert – mit klaren Absprachen, offenem Austausch und einem starken Miteinander.
Doch mit dem Beginn der Veränderungen wurde deutlich: Es fehlte an durchdachter Change Kommunikation.
Die Folge: Unsicherheit, Missverständnisse und eine spürbar veränderte Stimmung im Team.

Was war passiert? 

Mit der Umstrukturierung kamen neue Prozesse, Zuständigkeiten und Führungsebenen.
Veränderungen wurden an die Mitarbeitenden weitergegeben , aber ohne klare Erklärung, warum sie vorgenommen wurden.
Führungskräfte hielten sich zurück, weil sie das Gefühl hatten, nicht alle Informationen teilen zu dürfen. Gleichzeitig hatten sie den Eindruck, dass ihre Mitarbeitenden ihnen nicht mehr vertrauten.
Die Folge: Gespräche wurden kürzer, schriftliche Nachrichten häufiger missverstanden, und jede Botschaft schien in einem anderen Ton anzukommen, als sie gemeint war.

Die Ursachen

• Fehlende Transparenz: Informationen wurden ohne Kontext oder Begründung kommuniziert.
• Misstrauen auf beiden Seiten: Zurückhaltung wurde auf beiden Seiten als mangelndes Vertrauen interpretiert.
• Kommunikationsfallen im Schriftlichen: E-Mails und Chats wurden zwischen den Zeilen gelesen und oft falsch verstanden.
• Aufgeheizte Atmosphäre: Selbst neutrale Botschaften lösten negative Reaktionen aus.

Der Teufelskreis

Was hier entstand, ist ein klassisches Beispiel für einen kommunikativen Teufelskreis, so, wie ihn Paul Watzlawick beschrieben hat.
Ein Verhalten löst eine Reaktion aus, die das ursprüngliche Verhalten verstärkt:

Führungskräfte teilen weniger Informationen → Mitarbeitende fühlen sich ausgeschlossen → sie reagieren zurückhaltend oder kritisch → Führungskräfte deuten das als fehlendes Vertrauen und teilen noch weniger.

Der Kreislauf beschleunigt sich, und ohne bewusste Unterbrechung wird der Weg zurück immer schwieriger.

Wie wir den Ausstieg gestaltet haben

Um diesen Kreislauf zu durchbrechen, braucht es oft einen neutralen Blick von außen.
In diesem Fall habe ich zunächst Einzelgespräche mit Führungskräften und Mitarbeitenden geführt, um die unterschiedlichen Sichtweisen zu verstehen, ohne dass sich eine Seite sofort rechtfertigen musste.

Darauf folgten gemeinsame Workshops, in denen wir:

• die unterschiedlichen Wahrnehmungen sichtbar gemacht haben

• konkrete Beispiele für Missverständnisse analysiert haben

• klare Kommunikationsvereinbarungen entwickelt haben, z. B. zu Tonalität in E-Mails und zu kurzen Abstimmungen vor sensiblen Ankündigungen

Ein wichtiger Baustein war die Einführung eines kurzen, regelmäßigen Update-Formats. Führungskräfte hatten hier die Möglichkeit, offene Fragen direkt anzusprechen – auch dann, wenn sie selbst (noch) keine vollständige Antwort geben konnten.
Eine einfache, aber wirkungsvolle Formulierung lautete dabei oft:

„Wir wissen noch nicht alles, aber das, was wir wissen, teilen wir jetzt mit euch.“

So entstand mit der Zeit wieder mehr Vertrauen, weil Unsicherheiten benannt wurden, statt sie zu verstecken.

Entscheidend war die Kombination aus zwei Fähigkeiten:

• Struktureller Blick: Hindernisse erkennen und gezielt an den Stellschrauben drehen, die den größten Hebel haben.

• Empathie und Feingefühl: Spannungen spüren, unausgesprochene Signale wahrnehmen und Gespräche so führen, dass Vertrauen wieder wachsen kann.

So wurde nicht nur die Kommunikationsstruktur verbessert, sondern auch die Stimmung im Team nachhaltig stabilisiert.

Aus Überzeugung: Klare Kommunikation, starke Teams.